Meetings mal anders – Methoden, Best Practices & Innovatives

Meetings können mit der Menge ganz schön eintönig werden. Der immer gleiche Ablauf und die fehlende Sinn-Zuweisung sorgen dafür, dass Teilnehmende schnell abschalten. Und das, obwohl Meetings unmittelbar mit dem Erfolg eines Unternehmens zusammenhängen. Daher sollte eine produktive Meetingkultur sowie ein effizientes Meeting Management zur Priorität ernannt werden. Neben den 8 Leitlinien für effiziente Meetings gibt es verschiedene Methoden, Meetings abwechslungsreich zu gestalten.

Stand up Meetings

Meetings im Stehen sind dynamischer und laden weniger zum gemütlichen Rückzug ein, wie es sitzende tun. Stand up Meetings von Teams dauern in der Regel 15 Minuten und dienen dazu den täglichen Status Quo, sowie Herausforderungen zu klären. Dass alle zusammenstehen bietet aber auch eine tolle Möglichkeit für zügige Rückfragen. Generell kann ein Meeting im Stehen auch anderen Meeting Formaten zur Inspiration dienen. So können bestimmte Punkte auf der Agenda z. B. im Stehen besprochen und andere im Sitzen diskutiert werden.

Check in & Check out

Mit der Check in Methode lässt man Teilnehmende erst mal ankommen. Typische Fragen, die hier zum Tragen kommen, haben wenig mit dem Projekt zu tun. Sie fragen, wie es den Teilnehmenden geht, was sie beispielsweise vom heutigen Meeting erwarten und was sie zur Zeit beschäftigt. Am Ende des Meetings folgt dann ein Check out. Mithilfe dessen erkundigt man sich, ob die anfänglich besprochenen Erwartungen erfüllt wurden.

Timeboxing

Die Dinge brauchen immer so lange, wie Zeit für sie vorhanden ist. Das besagt das Parkinsonsche Gesetz. Mithilfe von Timeboxing lässt sich die Produktivität erhöhen. Hierfür definiert man eine bestimmte Zeit für die zu erfüllenden Aufgaben. Das unterstützt den Fokus auf das Relevante und motiviert Teilnehmende schnell zum Ergebnis zu kommen. Auch der Zeitpunkt eines Meetings kann signifikant zur Aufnahmefähigkeit der Teilnehmenden beitragen. So birgt ein Meeting nach dem Mittagessen oder kurz vor dem Feierabend mehr Risiko für eine geringere Aufnahmefähigkeit und Konzentration, wie beispielsweise morgens um 10:00 Uhr. 

Zwei-Pizzen-Methode

Jeff Bezos, der Gründer von Amazon, nutzt die Zwei-Pizzen-Methode um Teams für Meetings zu bilden. Hierfür treffen sich nicht mehr Teilnehmer in einem Meeting, wie dass sie zwei Pizzen zu essen schaffen würden. Die Reduktion auf wenige Personen und damit auf weniger Meinungen, führt zu schnelleren Einigungen.

Sechsseitiges Memo

Von Jeff Bezos stammt auch die Anwendung eines sechseitig aufgesetzten Memos, das eine Powerpoint Präsentation ersetzt. In einem Interview erklärt er, dass Mitarbeitende sich aus Zeitgründen selten auf Meetings vorbereiten. Um sicher zu gehen, dass das Team ein tieferes Verständnis für das entsprechende Thema bekommt, lesen alle gemeinsam 30 Minuten lang das Memo, bevor die Besprechung fortgeführt wird. So haben alle den gleichen Wissensstand und haben das Memo auch wirklich gelesen, weil Ihnen hierfür die Zeit gewährt wurde. Auch besteht gleich die Möglichkeit Fragen zu stellen.

Diskussionstechniken

Mit Diskussionstechniken lässt sich das Hervorbringen von gemeinsam erarbeiteten Inhalten effizienter gestalten. Hierfür kann man aus einem größeren Team beispielsweise Zweier-Gruppen bilden, die von Thema zu Thema und damit von Tisch zu Tisch wandern und eine Diskussion zum Thema führen. Ideen und erarbeitete Inhalte werden von einem an jedem Tisch sitzenden Schreiber notiert. Am Ende werden die Inhalte zusammengeführt. So lässt sich in kurzer Zeit viel qualitativer Inhalt erreichen. Auch Fragetechniken können seitens der Moderation die Effizienz eines Meetings steigern und die Teilnehmenden zu Beiträgen aktivieren. Hier gilt es auszuprobieren, mit welchen Methoden ein Team am effizientesten zum Ergebnis gelangt.

Mystery Meeting

Für Innovative könnte das Mystery Meeting interessant sein, das sich beispielsweise für Brainstormings eignet. Gewohnte Routinen werden hier vollkommen aufgebrochen. Mit der bewussten Nichtnennung eines Themas wird zum Beispiel für Getratsche gesorgt. Der Termin für dieses Meeting darf auch unkonventionell sein. Nur sollte er auf keinen Fall in die private Freizeit der Kollegen fallen und mit Vorlauf angekündigt werden. Bei der Einladung ist Kreativität gefragt. Mit einer Postkarte, einer e-Card oder einem mysteriösen Aushang am schwarzen Brett o. Ä. könnte man im Vergleich zur E-Mail nochmals mehr die Konventionen durchbrechen und Spannung aufbauen. Auch wenn das Drum-Herum geheimnisvoll sein darf, sollte die Besprechung selbst einer klaren Agenda folgen, um auch ein Ergebnis hervorzubringen. Um dennoch weiter die Spannung zu halten, könnte ein überraschendes Incentive, die Teilnehmenden begeistern. Wenn es um Meetings und Incentives geht, assistieren wir Ihnen gerne bei der Organisation. Fragen Sie uns hierzu einfach an.

Add-on: Online-Meeting – Bullshit-Bingo 

Wenn der Arbeitsalltag aus bis zu 50% Meetings besteht, kann Humor helfen, Stress zu reduzieren. Online Meetings folgen meistens einem ähnlichen Ablauf. Daher kann folgendes Bingo das Gemüt erheitern und langwierigen Meetings etwas mehr Unterhaltungswert verleihen. Selbstverständlich sollte das Meeting dennoch effizient und zielführend bleiben.

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