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meetings effizient gestalten

Der ultimative Leitfaden für effiziente & erfolgreiche Meetings

Der ultimative Leitfaden für effiziente & erfolgreiche Meetings – 8 Leitlinien inkl. Checkliste zum kostenfreien Download

„Nicht noch ein Meeting. Irgendwann muss ich doch auch mal wieder was arbeiten.“ – Ist was einer aufsehenerregenden Zahl an Mitarbeitenden durch den Kopf geht, wenn sie die nächste Meeting Einladung in Ihrem Posteingang finden. Durch die pandemiebedingt angestiegene Zeit im Home Office sowie dem resultierenden Trend zu Video Calls, wurde eine Meetingeinladung rasch zum Ersatz eines Telefonats. Das unterbricht den Workflow und wird von Betroffenen als zeitraubend und lästig empfunden. Wie Sie Ihren Einfluss als Mitarbeiter*in oder Führungskraft nutzen können, um Ihre Meetings effizient zu gestalten und aus Ihren Besprechungen wieder etwas Gewinnbringendes zu machen, erklären wir in diesem Beitrag.

Meetings und ihr ungenutztes Erfolgspotenzial

Das Meeting selbst hat keine Schuld an seinem schlechten Ruf. Hingegen ist es der Umgang mit Besprechungen in Unternehmen, der zu allgemeiner Unzufriedenheit führt. Nale Lehmann-Willenbrock, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Hamburg und Vordenkerin auf dem Gebiet der Meeting-Wissenschaft, konnte in Studien einen deutlichen Zusammenhang zwischen Meeting-Kultur und Unternehmenserfolg aufzeigen.¹ „Die (…) Studie ist ziemlich repräsentativ, weil wir da sehr viele Unternehmen aus ganz vielen unterschiedlichen Branchen vertreten hatten. Das Meeting ist eine Art Lupe auf die Organisation oder der Spiegel dessen, wie es der Organisation aktuell geht.“ Trotz dieser Korrelation, werden ineffiziente und ergebnislose Meetings als gegeben akzeptiert.¹ Warum ist das so?

Warum werden ergebnislose Meetings als Status Quo akzeptiert?

Der Grund dafür ist ein gewohnt unbewusster Umgang mit Meetings. Das Meeting-Management stellt in erster Linie keinen eigenen, effizient gestalteten sowie gezielt gesteuerten Gesichts- und Kostenpunkt im Unternehmen dar. Stattdessen wird das Tool „Meeting“ unkultiviert angewendet. Mitarbeitende nehmen Meetingeinladungen an, die keinen Kontext, keine Agenda, kein definiertes Ziel und keine klare Rollenverteilung haben. Auf diese Art ist ein Verlust von Kapazitäten äußerst wahrscheinlich. Mitarbeitende nehmen die Einladungen als Zeichen der Wertschätzung oder aus Pflichtbewusstseins an und ärgern sich im Nachhinein über die verschwendete Zeit.

Finden unproduktive Meetings wiederkehrend statt, führt das zu einer negativen Einstellung. Teilnehmende erwarten dann bereits vor dem Meeting, dass die investierte Zeit verloren sein wird. „Wir wissen mittlerweile aus unterschiedlichen Studien und Kulturkontexten, dass Mitarbeitende, die häufig in unproduktiven Meetings sitzen, auch eine insgesamt geringere Arbeitszufriedenheit haben, ein geringeres Engagement zeigen und Symptome von emotionaler Gereiztheit zeigen“, so Prof. Lehmann-Willenbrock. ¹ Folgen einer einkehrenden Demotivation können dazu führen, dass qualifizierte Mitarbeitende sich distanzieren und Ihr Know-how und Ihren Einsatz zurückhalten. Das kann im schlimmsten Fall die Entstehung von Innovation beeinträchtigen oder sogar zu einer Fluktuation des Personals führen. Im Gegensatz kann eine zivilisierte Meetingkultur den Erfolg, die Effizienz und die Motivation von Teams in Unternehmen erfolgsbringend steigern und Innovationen gewinnbringend begünstigen.

„Die meisten Angehörigen einer Branche sind auf die gleiche Weise blind – sie achten alle auf die gleichen Dinge und sind den gleichen Dingen gegenüber blind.“
Gary Hamel, Management Guru

Was können Mitarbeiter*innen gegen ineffiziente Meetings tun?

Angestellte geraten aus Annahme einer Machtlosigkeit, unproduktive Meetings über sich ergehen lassen zu müssen in einen Zustand der Resignation. An dieser Stelle ein Tipp: Registrieren Sie, dass sie nicht machtlos sind. Sie können mit wenig Aufwand, einen Veränderungsprozess einleiten, der nicht nur Sie vor Zeitverschwendung schützt, sondern auch Ihre Kolleg*innen inspirieren kann, in der Kommunikation umzudenken. Nutzen Sie bei der nächsten Meeting-Einladung die Chance und klicken sie den „Vielleicht“ Button.² Bedanken Sie sich per Mail für die Einladung und fragen Sie nach, was die konkrete Agenda, das genaue Ziel und Ihre explizite Rolle in der geplanten Besprechung sein wird.² Die Antwort des Kollegen oder der Kollegin wird Ihnen anschließend dabei helfen, entscheiden zu können, ob Sie das Meeting zu- oder absagen. Das kann Ihnen wertvolle Zeit sparen und wird dem oder der Ersteller*in des Meetings für die zukünftige Kommunikation zu denken geben.

Was können Führungskräfte gegen ineffiziente Meetings tun?

In erster Linie ist die Erkenntnis und das Einsehen der erste Schritt, um eine Veränderung einzuleiten. Das Anerkennen des versteckten Kostenpunktes bzw. Einsparungspotenzials in Bezug auf Zeitkapazitäten (Vorbereitung, Meetingzeit & Nachbereitung), der Potenzialverlust in Innovationsentwicklung und die Fluktuation unzufriedenen, qualifizierten Personals, sind entscheidende Argumente das Thema Meetingkultur zur Priorität zu machen. 

Um hier eine Veränderung hervorzurufen, ist es wichtig, jeden einzelnen Beteiligten in Unternehmensprozessen, beispielsweise per top down Prozess, erstmals zu allgemeinen Aspekten einer effizienten Meeting-Kultur zu briefen. Dieses Meeting sollte bereits als gutes Beispiel vorangehen und zeigen, wie Meetings effizient umgesetzt werden. Doch mit rein starren Anweisungen wird den Mitarbeitenden keine Hilfe zutage.

Stattdessen soll Teams auf Basis des neu erlernten Know-Hows eine Selbstorganisation zugeteilt werden, die einen kollaborativen Prozess zur Findung der idealen, individuellen Meetingweise erlaubt. Die erlernten generellen Anweisungen für eine gesteigerte Meeting-Effizienz sollen zum Einsatz kommen und durch die Teams evaluiert und individuell angepasst werden. Das gibt jedem Mitarbeiter die Chance, die Meetingkultur aktiv mitzugestalten. Teams können unterschiedliche Vorgehensweisen testen und die Meetingweise einsetzen, die deren Erfahrung nach, am effektivsten zum Ergebnis führt. 

Eine Verbesserung der Meetingkultur wird im Umkehrschluss für mehr Mitarbeiterzufriedenheit sorgen und intrinsische Motivation erreichen, was den Erfolg des Unternehmens und die Kommunikationskultur nachhaltig beeinflusst. Gleichzeitig verschafft sich ein hier fortschrittliches Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil. Denn noch sind eine Mehrzahl an Unternehmen von einer unzivilisierten Meeting-Kultur und einem hohen Frustrationsgrad der Mitarbeitenden & Führungskräfte betroffen und versenken damit unweigerlich Kosten und Wachstumspotenzial.

Peter Klar, Coach, Experte für Organisations- und Teamentwicklung, äußerte sich zu Umfragen und Evaluation von Meetings und deren Inhalten wie folgt:

„Ich bin kein Freund dieser Praxis, weil solche Wünsch-dir-was Aktivitäten die Teammitglieder dazu erzieht, dass sie über alles meckern dürfen, wenn es ihnen nicht gefällt. Mein Team darf alles ändern, wenn es ihnen nicht passt. Aber sie müssen dazu aktiv werden und einen konstruktiven Vorschlag vorlegen. Dieser wird vom Team wohlwollend geprüft und beschlossen.(…) Gelegentliche Experimente sind keine Mutprobe, sondern helfen dem Team ein neues Leistungsniveau zu erreichen.“³

Eine Meetingkultur steuern & beobachten

Auch in der Gestaltungsfreiheit sollte der Anspruch an Effizienz stets den Ton angeben, um auch hier Chaos und Zeitverlust als Kosten- und Frustrationsfaktor zu vermeiden.
Kommen Teams mit der Eigenorganisation noch nicht vollkommen zurecht, kann es sinnvoll sein einen Experten für Meetingkultur zu ernennen, der um das entsprechende Expertenwissen verfügt und die Arbeitsgruppen bei deren Selbstfindung unterstützt.

8 Leitlinien – Was macht erfolgreiche Meetings aus?

Generell sollte man sich diese Frage als erstes stellen:
Ist das Meeting überhaupt notwendig oder kann es durch ein Telefonat oder eine E-Mail ersetzt werden?
Ist ein Zusammenkommen als Antwort notwendig, gilt es Folgendes zu beachten:

// Zeitliche Verknappung

Lassen Sie sich von Ihrem Outlook-Kalender o. a. nicht dazu verführen die voreingestellte Zeit bei der Terminerstellung ohne Weiteres zu bestätigen. Probieren Sie anstatt die voreingestellte Stunde, mit 45 oder 50 Minuten eine zeitliche Verknappung einzurichten. Ein gesunder Zeitdruck begünstigt ein schnelleres Ergebnis weil es erlaubt weniger relevante Diskussionen und Beiträge aufgrund des Zeitfaktors zu vertagen und beiseite zu schieben. Sollte ein Meeting länger als 30-45 Minuten andauern, sind kurze Pausen hilfreich. Auch um nach hitzigen Diskussionen herunterzukommen und sich auf ein neues Thema frisch einzustellen. Pausen klingen erst mal nach einer Verzögerung, sorgen aber für effizientere Aufmerksamkeitsspannen bei Mitarbeitenden. Welche Rolle die Wahl der Uhrzeit außerdem für das Meeting hat, finden Sie in diesem Beitrag.

Auch Serientermine sollten mit Vorsicht zum Tragen kommen. Sie können ihren ursprünglichen Sinn schnell verlieren und aufgrund ihrer wiederkehrenden Einstellung im Kalender weiter bestehen. Solche Meetings sind oft nur für Einzelne hilfreich, während der Rest des Teams nur wartet. Serielle Meetings gilt es regelmäßig zu überdenken, zu evaluieren und zu reduzieren.

// Die Agenda anhängen

Bereits in der Meeting-Einladung sollte an alle kommuniziert werden, welche Themen im Meeting besprochen werden. Reduzieren Sie eine Sitzung möglichst auf zwei Schwerpunkte. Kennzeichnen Sie Agenda Themen außerdem nach dem IED-Prinzip. I für Information, E für Entscheidung und D für Debatte. So ist auf den ersten Blick bereits für alle erkennbar, wie umfangreich ein entsprechendes Ereignis auf der Agenda sein wird. Weisen Sie den Themen eine Zeitangabe zu und schaffen Sie damit bspw. eine zeitliche Verknappung für einen gesunden Zeitdruck in der Entscheidungsfindung.

Manche Tagesordnungspunkte sind nicht für alle Eingeladenen relevant. Teilen sie das Meeting dann, wenn möglich, in mehrere Teile auf und behalten Sie nur die Teilnehmenden da, die für das jeweilige Thema entscheidend oder bereichernd sind.

// Teilnehmerzahl

Es sollten nur die Experten im jeweiligen Meeting anwesend sein, die auch einen sinnvollen Beitrag leisten können oder zu den Entscheidern gehören. Je weniger Teilnehmende ein Meeting vorweist, desto effizienter findet sich eine Einigung zu Diskussionsthemen. In einer kleinen Gruppe weisen Teilnehmende der eigenen Anwesenheit außerdem mehr Bedeutung bei. Nicht nur weil sich abzulenken auffallen würde, sondern auch, weil die Verantwortung, das Ziel des Meetings zu erreichen, mehr von der eigenen Leistung abhängt.

// Zieldefinition

Das Ziel des Meetings sollte allen Teilnehmenden bekannt sein und bereits in der E-Mail Einladung definiert werden. Das hilft fokussiert zu bleiben und schnell sowie dennoch mit Qualität zum Ziel zu gelangen.

// Rollenverteilung

Eine klare Rollenverteilung mag ein ungewohntes Wording im Kontext von Meetings sein. Weiter gedacht ist es ein hilfreiches Instrument, das Teilnehmenden nicht nur den Sinn der eigenen Anwesenheit verdeutlicht, sondern auch eine individuelle Aufgabe impliziert. Der oder die Eingeladene kann nachvollziehen, was er tun kann, um dem Ziel des Meetings beizuwohnen und wird sich auch eher aufgefordert fühlen, diese Rolle einzunehmen. Eine Rolle kann sich einerseits auf Know-How zu einem bestimmten Thema aber auch auf Soft Skills, wie ein das Spezialwissen ergänzendes Talent zum Moderator, beziehen.

// Moderation mit Entscheidungsrecht

Moderator*in zu sein benötigt eine dreifache Intelligenz: Eine Sicht auf die Situation aus mehreren Perspektiven. Hierzu gehört mitunter ein positives Verhältnis zu Konflikten, Toleranz sowie Kommunikationsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein.

Setzt man eine Moderation in Meetings gezielt ein, beugt das Konflikten vor und wirkt Kompromissen aus Angepasstheit entgegen.

Hilfreich zur Erarbeitung von Themen ist auch das GEMO Prinzip. „Good enough? – Move on!“ heißt es übersetzt. Oft sind die relevantesten Aspekte in der Diskussion bereits gefallen und reichen längst um zu einem soliden Ergebnis zu gelangen oder das Ziel des Meetings zu erreichen. Dennoch findet ein weiterer Austausch über Details statt. Hier kann es sinnvoll sein ein GEMO in den Raum zu werfen. Nicken alle ab, geht es weiter zum nächsten Thema.

// Evaluation

Teams nutzen die Grundregeln für ein effizienter gestaltetes Meeting Management in Eigendynamik und entwickeln auf Basis von Wissen zum Thema ihre individuell ideale Methode für ein gemeinsames, produktives Arbeiten. Nach Besprechungen sollten die Teilnehmenden das Meeting evaluieren können und konstruktive Vorschläge für Verbesserungen anbringen. 

// Präsenz ist zentral

Wenn die Leitlinien zum Einsatz kommen und Meetings effizienter werden, steigt auch das Interesse der Teilnehmenden am Meeting teilzuhaben. Zeigen sich noch alte Verhaltensmuster aufgrund der negativen Erfahrungen in der Vergangenheit, kann es helfen Grundsätze aufzustellen, an die sich alle im Team halten. Das kann z. B. die Handynutzung oder unerwünschtes Essen während der Besprechung unterbinden.

Hier finden Sie die Übersicht der Leitlinien zum kostenfreien Download:

Checkliste für effiziente Meetings

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