Eventservices
Wie wäre es, wenn Sie für Ihr Veranstaltungsmanagement, die individuell ideale Assistentin für sich gewinnen könnten? Jemand Erfahrenes, mit Organisations- und Verhandlungsgeschick. Dürfen wir vorstellen? Ihre persönliche Assistentin im Rahmen der two heads® Eventservices – Projektbezogen, auf Zeit oder dauerhaft.
In jahrelanger Zusammenarbeit kommt es immer wieder vor, dass unsere Ansprechpartner*innen auf Kundenseite Veränderungen begleiten oder ein projektbezogener oder dauerhafter Need nach Unterstützung entsteht. Deshalb haben wir diesen Service entwickelt.
Neben der perfekten Location, dem idealen Event Konzept, einem professionellen Marketing Support bis hin zur passenden Moderation oder Visagistin, bieten wir ein breites Service-Portfolio, das alles umfasst, was das Veranstalter-Herz begehrt. Ist das was für Sie? Dann lassen Sie uns einmal gemeinsam darüber sprechen. Fragen Sie direkt ein Erstgespräch an.
Zum Downloaden:
Eventservices Übersicht
Marketing Support
Ob Beratung in Eventmarketingaktivitäten, Gestaltung von Einladungen, Rückwänden, Roll-up’s, SEO & SEA Maßnahmen, Gestaltung einer Veranstaltungs-Homepage, Keyvisuals für Veranstaltungen oder Bühnenhintergründe – wir realisieren zusätzliche Beschaffungen zur Visualisierung des perfekten Auftritts und stehen mit unseren Eventservices zur Seite.
Teilnehmermanagement
Das Teilnehmermanagement beinhaltet alle Prozesse des Eventservices, die direkt mit den Teilnehmern der Veranstaltung in Verbindung stehen. Hierzu gehört das Führen von Teilnehmerlisten in Form der einzelnen Anmeldungen, die Eintragung von Registrierungs-, Reise- und Logisdaten, der Dokumentenversandt sowie die Erfassung von Stornierungen.
Kongressregistrierung
Beinhaltet alle Vorgänge der umfangreichen Teilnehmerregistrierung. Dies entspricht dem Führen von Teilnehmerlisten in Form der einzelnen Anmeldungen, der Eintragung von Registrierungs-, Reise- und Logiedaten, den Dokumentenversandt, das Verwalten von Stornierungen sowie eine flexible Betreuung nach Absprache.
Onsite Betreuung
Im individuellen Falle stehen die jeweiligen Projektleiter*Innen Ihnen per Onsite Betreuung vor Ort zur Verfügung. Zur Unterstützung und Koordinierung bei Fragen und Ablauf begleiten und beraten wir Veranstalter vor, während und nach dem Event, um eine erfolgreiche Umsetzung Ihres Events zu gewährleisten.
Reiseorganisation
Dies umfasst die Organisation von Einzel- oder Gruppenflügen, Bahnreisen, Mietwagen und/oder Transfers vor Ort bei beispielsweise Geschäftsessen oder -treffen, Vorträgen, Studienreisen, Schulungen, Meetings oder anderen Firmenveranstaltungen. Die besten Konditionen und das beste Angebot stehen hierbei im Vordergrund. Spezifische Vorgaben und Rahmenbedingungen beachten wir genauso, wie für Unternehmen wertvolle Bonussysteme (bspw. Meilen) um auch langfristig im Rahmen des Reisebudgets für beste Konditionen zu sorgen. Durch unser Branchen Know-How wissen wir um mögliche Reisebeschränkungen und können auch spontane Lösungen bereitstellen. Den Abstimmungsbedarf effizient zu gestalten ist ebenso Teil dieses Eventservices.
Technikeinkauf
Die Qualität der zu wählenden Technik ist genauso entscheidend, wie die Frage nach dem Ziel. Hier beraten wir gerne und statten unsere Kunden technisch mit dem aus, was sie individuell benötigen. Für Präsenzveranstaltungen sind Audio- und Videotechnik wie Beamer, (LED-)Leinwand und eine eventuelle Mikrofonierung oder auch eine Beschallungsanlage notwendig. Während für ein Hybrid Event professionelle Aufnahme- und Übertragungstechnik gebucht wird und eine Regie oder Fernregie im Nebenraum die technischen Abläufe steuert, sind bei Online Events virtuelle Studios im Einsatz. Die Auswahl der besten Technik wie z. B. eine weltweit funktionierende Intercom sind auch Teil des Eventservices Technikeinkauf.
Kreativ-Konzepte
Sie benötigen ein komplettes Veranstaltungskonzept für ein Firmenevent oder möchten ihren Ablauf lediglich pimpen? Mit Übergabe der wichtigen Programmpunkte, sammeln wir gerne Themenideen und geben Veranstaltungen den unvergesslichen Unterhaltungswert, der ihnen noch fehlt. Während wir bei Präsenzveranstaltungen lediglich Ergänzungen vornehmen, erarbeiten wir für hybride und online Events auf Anfrage auch umfassende Konzepte aus. Wir passen uns dem Bedarf an und liefern die gewünschten Leistungen nach Absprache bis hin zum virtuellen Studio Design und einem Roll-Up Hintergrund unter Berücksichtigung der Corporate Design Richtlinien.
Rechnungskontrollen
Die Rechnungsprüfung nach dem Einkauf, also das Prüfen der Belege anhand der Teilnehmerliste, folgt nach Abwicklung und Umsetzung der Veranstaltung. Die durch den Vergleich erreichte Budgetkontrolle stellt sicher, dass Rahmenbedingungen eingehalten und Konditionen berücksichtigt wurden.
Einkauf von weiteren Anbietern
Unter dieser Eventservices Kategorie steht die Organisation von beispielsweise Mobiliar, Dekoration, Hussen, Besteck (falls nicht über Caterer gestellt), das Buchen von Visagisten, Künstlern und vielem mehr. Hierfür haben wir aufgrund unseres Branchen Know-Hows und der jahrelangen Erfahrung ein umfangreiches Partnernetzwerk aufgebaut. Dies ermöglicht uns unseren Kunden nur die besten, vertrauensvollsten Partner zu empfehlen und in Projekte zu integrieren, um Sicherheit zu gewährleisten und den Abstimmungsbedarf auf Unternehmensseite zu reduzieren.
Restaurants, Bars & Sehenswürdiges
Durch unsere weitreichenden Sightinspections verfügen wir auch in Fragen der Gastronomie und des Freizeitprogramms über umfangreiche Erfahrungswerte und ein breites Netzwerk. Ob exklusiv, gut bürgerlich oder experimentierfreudig – Wir haben für alle Fälle eine Auswahl an Gaumenfreuden parat und sorgen auch hier für die besten Konditionen und eine reibungslose Organisation und Abstimmung.
Individuelle Lösung
Sie haben weitere Wünsche? Als Lösungsanbieter stehen wir mit unseren Eventservices flexibel an Ihrer Seite. Halten Sie sich in einzigartigen Anfragen nicht zurück. Da two heads® besonders für zielgerichteten und persönlichen Service steht, ist die individuelle Beratung das Herz unserer Firmenphilosophie. Kommen Sie also jederzeit gerne auf uns zu.
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„Nicht noch ein Meeting. Irgendwann muss ich doch auch mal wieder was arbeiten.“ – Ist was einer aufsehenerregenden Zahl an Mitarbeitenden durch den Kopf geht, wenn sie die nächste Meeting Einladung in Ihrem Posteingang finden. Meetings unterbrechen den Workflow und werden von Betroffenen als zeitraubend sowie lästig empfunden. Wie Sie Ihren Einfluss als Mitarbeiter*in oder Führungskraft nutzen können, um Ihre Meetings effizient zu gestalten und aus Ihren Besprechungen wieder etwas Gewinnbringendes zu machen, erklären wir in diesem Beitrag.