MICE Ratgeber

Festes Zimmerkontingent – Was ist das?

Was bedeutet festes Zimmerkontingent und worin unterscheidet sich dies vom Abrufkontingent? Wann ist es sinnvoll ein Festkontingent einzurichten?

Bei der Buchung von einem festen Zimmerkontingent kennt man den Teilnehmerkreis genau und arbeitet mit einer detaillierten Namensliste. Diese stellt man dem Hotel rechtzeitig, in der Regel bis zwei Wochen vor Anreise, zur Verfügung. Meist arbeitet man mit einem Festkontingent bei internen Veranstaltungen. Bei externen Veranstaltungen kommt meist eher das Abrufkontingent zum Einsatz. Da können die Teilnehmer dann selbst entscheiden, ob Sie ein Zimmer abrufen und benötigen. Die Art der Abrechnung ob Selbstzahler-Basis bei einem Abrufkontingent oder à/cto bei einem Festkontingent des jeweiligen Unternehmens obliegt immer dem Veranstalter. Allerdings muss man sich als Veranstalter immer bewusst sein, dass ein Festkontingent immer mit einem höheren Risiko verbunden ist.

Hier muss man die Stornierungsbedingungen des Hotels immer genau nachhalten. Die Hotels arbeiten in der Regel immer mit Stornierungsstaffelungen, die pro Hotel variieren. Als Veranstalter ist es sehr wichtig, dass man sich die Stornierungsdaten im Kalender vermerkt. Denn im Falle einer Teilstornierung oder Stornierung sind oftmals horrende unnötige Kosten zu vermeiden. Leider machen immer wieder die Unternehmen genau die Erfahrung, dass die Stornierungskosten einen nicht unerheblichen Anteil im Unternehmen ausmachen. Daher sollte man diesen Kostenfaktor als Veranstalter nicht unterschätzen und ernst nehmen.

Zimmerkontingent