Konferenzraum – Was ist zu beachten?
Einen Konferenzraum gibt es heutzutage in allen Variationen, jedoch sollte man darauf achten, wie der jeweilige Raum, den man für seine Veranstaltung benötigt, geschnitten ist und wo er sich befindet in dem jeweiligen Hotel oder der Location. Zudem sollte man folgende Fragen immer beachten, sobald man in die Planung geht.
- Wie groß ist der Raum?
- Befinden sich Säulen im Raum?
- Welche Beleuchtung ist vorhanden?
- Ist die integrierte Beleuchtung homogen?
- Wie viele Personen fasst der Raum maximal in welcher Bestuhlungsart?
- Verfügt der Raum über Tageslicht?
- Gibt es eine Verdunklungsmöglichkeit?
- Welche Deckenhöhe hat der Konferenzraum?
- Welche Bestuhlungsvarianten sind möglich?
- Wie hellhörig ist der Konferenzraum?
- Verfügt der Raum über Teppich oder Parkett?
- Welche Bandbreite steht zur Verfügung?
- Welche Technikausstattung ist vor Ort und was muss ich für meine Veranstaltung hinzu buchen?
- Ist der Raum z. B. Kfz-befahrbar, sofern dies relevant sein sollte?
Raumskizzen und Bilder verschaffen unterstützend immer einen guten ersten Überblick. Je nach Vorstellungskraft und Gewichtung der Veranstaltung macht es auch immer Sinn sich die Gegebenheiten einmal vor Ort anzuschauen. Im Zuge der Digitalisierung werden sich die Gegebenheiten hier und da bestimmt noch anpassen, denn die Präsenzveranstaltungen werden zukünftig auch immer mehr eine digitale Komponente beinhalten. Den oben aufgeführten Fragenkatalog kann und sollte man dafür auch Analog nutzen.
