Abrufkontingent – Was ist das?
Was ist ein Abrufkontingent bzw. die spannende Frage, was ist dabei zu beachten und wann ist es sinnvoll dieses einzurichten?
Es ist ein Zimmerkontingent, das in einem Hotel angefragt werden kann. Wenn man nicht weiß ob zu der geplanten Veranstaltung oder dem Meeting Übernachtungen gebucht werden richtet man ein Abrufkontingent ein. Das heißt konkret, als Veranstalter bietet man seinen Gästen die Option an, im Hotel zu übernachten. Die Zimmer werden in der Regel immer von den Teilnehmern selbst abgerufen und auch selbst im Hotel bezahlt. Die Hotels bieten dazu heute auch sehr einfach zu bedienende digitale Prozesse an. Der Vorteil ist, es entstehen für den Veranstalter keine zusätzlichen Veranstaltungskosten.
Das Abrufkontingent kann über einen bestimmten Zeitraum eingerichtet werden, z.B. bis vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn. Hierbei ist zu beachten, dass die Formulierung im Hotelvertrag sinngemäß wie folgt ausgewiesen wird: Die Zimmer können z.B. bis vier Wochen vorher abgerufen werden. Alle bis dahin nicht abgerufenen Zimmer gehen wieder automatisch kostenfrei in den freien Verkauf zurück. Der Zeitraum kann mit dem jeweiligen Hotel individuell verhandelt werden. Somit entstehen Ihnen als Veranstalter beim Einrichten eines Abrufkontingentes keine evtl. anfallenden Stornierungskosten und Sie tragen kein Risiko.
Aber „Achtung“ bei den Paragraphen haben die Hotels sich derzeit schon abgesichert, denn es ist in der Vergangenheit oft vorgekommen, dass die Hotels auf Ihren Zimmer sitzen geblieben sind und haben eine sogenannte Mindestabnahme der Zimmer eingerichtet. Das heißt, es wird zwar ein Abrufkontingent gebucht, jedoch muss der Veranstalter einen gewissen prozentuellen Teil definitiv abnehmen bzw. die Kosten dafür tragen, wenn die Zimmer nicht abgerufen werden.
