Der MICE Ratgeber

Abrufkontingent – Was ist das?

Was ist ein Abrufkontingent bzw. die spannende Frage, was ist bei einem Abrufkontingent zu beachten und wann ist es sinnvoll ein Abrufkontinent einzurichten?

Ein Abrufkontingent ist ein Zimmerkontingent, das in einem Hotel angefragt werden kann, wenn man nicht weiß ob zu der geplanten Veranstaltung oder dem Meeting Übernachtungen gebucht werden oder nicht, d.h. konkret, als Veranstalter bietet man seinen Gästen die Option an, im Hotel zu übernachten. Die Zimmer werden i.d.R. immer von den Teilnehmern selbst abgerufen und auch selbst im Hotel bezahlt. Darin besteht der Vorteil, dass keine zusätzlichen Veranstaltungskosten produziert werden. Das Abrufkontingent kann i.d.R. über einen bestimmten Zeitraum eingerichtet werden, z.B. bis vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn. Hierbei ist zu beachten, dass die Formulierung im Hotelvertrag sinngemäß wie folgt ausgewiesen wird: Die Zimmer können z.B. bis vier Wochen vorher abgerufen werden. Alle bis dahin nicht abgerufenen Zimmer gehen wieder automatisch kostenfrei in den freien Verkauf zurück. Der Zeitraum kann mit dem jeweiligen Hotel individuell verhandelt werden. Somit entstehen Ihnen als Veranstalter beim Einrichten eines Abrufkontingentes keine evtl. anfallenden Stornierungskosten und Sie tragen kein Risiko.

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