5 Tipps für ein von Beginn an effizient durchgeführtes Hybrid Event

1. Wann beginne ich mit der Planung?
2. Wann lohnt sich ein Hybrid Event?
3. Was ist möglich und woher weiß ich, was ich brauche?
4. Inhouse oder Location?
5. Wie promote ich mein Event?
    Fazit

Hybrid Events umfassen eine technischere Herangehensweise als handelsübliche Präsenzveranstaltungen. Hier fehlt vielen Veranstaltern und Veranstaltungsplanern aktuell die gewohnte Struktur und das Know-how, um so effizient wie möglich zum eigenen erfolgreichen Hybrid Event zu gelangen. Um Ihnen den Weg dorthin zu erleichtern, haben wir 5 Tipps inkl. der wichtigsten Fragen und Learnings zusammengefasst.

1. Wann beginne ich mit der Planung?

Tipp 1: Der frühe Wurm entkommt dem Vogel. Wie bei allem bietet eine frühzeitige Planung Raum für Entwicklung und Fragen. Gerade, wenn es Ihr erstes Hybrid Event ist und Sie, was die Abläufe betrifft noch unerfahren sind, sollten Sie sich Zeit geben, um interne Absprachen treffen zu können und Projektbeteiligte Schritt für Schritt zu involvieren.

Denken Sie auch daran, dass Ihre Teilnehmer oder auch Sie bei der ersten Bedienung möglicherweise Herausforderungen haben und eventuell Zeit benötigen, um eine gewisse Sicherheit zu entwickeln. Auch wenn Ihnen seitens eines Dienstleisters oder Veranstaltungstechnikers zur Umsetzung alles Notwendige vorgegeben und erläutert wird, bleibt es in der Praxis aufgrund der Differenz des digitalen Stands, für manche Nutzer eine neue Situation. Hierfür sind schriftliche Anleitungen oder eine Hotline für technischen Support Ihrer Teilnehmer empfehlenswert.

Um Ihren Programmablauf zu testen und Referenten, Moderatoren sowie Technikern Gelegenheiten zur Probe zu erlauben, ist es sinnvoll bis drei Tage vor Durchführung alle Materialien, Präsentationen, Videos etc. fertiggestellt zu haben. Planungsphasen für Hybrid Events können sich von 8 Wochen bis hin zu einem halben Jahr oder mehr erstrecken. Hier können Sie sich an Ihren bisherigen Vor-Ort- Veranstaltungen orientieren und nach gesundem Menschenverstand vom Veranstaltungstag zurückrechnen. Je nachdem, welcher individuelle Umfang sich für Ihr Hybrid Event ergibt (Locationsuche, zusätzliche Incentive-Aktivitäten, etc.), können Sie einen realistischen Zeitrahmen festlegen.

2. Wann lohnt sich ein Hybrid Event?

Tipp 2: Fragen Sie sich, was Ihre Teilnehmer sehen möchten. Ein Hybrid Event ist von 1-X Personen möglich. Je nachdem, welches Ziel Sie erreichen möchten, ist Ihr Hybrid Event technisch angepasst auszurüsten. Möchten Sie einen einzigen Referent per Video live übertragen, mit einer eigenen Kamera arbeiten und auf interaktive Funktionen verzichten? Dann können Sie sich überlegen Ihr Hybrid Event ohne Servicedienstleister im eigenen Haus per Streaming-Plattform für Online-Teilnehmer zu übertragen.
Ein mit wenig Erfahrung, fehlender Technik und mangelndem Know-how, durchgeführtes Hybrid Event wirkt jedoch sehr einseitig. Es ist wenig interaktiv und strapaziert immens die Aufmerksamkeitsspanne Ihrer Online-Teilnehmer. Daher empfehlen wir, sich hier von einem gebuchten Dienstleister beraten zu lassen und Ihr Hybrid Event mit unterhaltsamen Elementen auszustatten. Hierzu gehört eine professionelle Veranstaltungstechnik, eventuell ein auf Ihre Marke abgestimmtes Bühnen-Set-up bis hin zum wiederverwendbaren digitalen Studio. Elemente wie z. B. Live-Schalten, erweiterte Chat-Funktionen, Umfragen, kreative Online-Kaffeepausen oder Möglichkeiten für Gruppenarbeiten in virtuellen Workshopräumen, machen Ihr Event zu einem Ereignis.

Genauso ist es möglich je nach Veranstaltungskonzept das Thema aufzugreifen und Ihr Programm um individuelle Erlebnisse wie Spiele oder Quiz zu ergänzen. Wichtig ist, dass Sie Vor-Ort- und Online-Teilnehmer bei der Programmerstellung gleichwertig betrachten. Vermeiden Sie eine verlassene Live-Bühne und sorgen Sie mit einem durchdachten Konzept für einen professionellen Auftritt auf beiden Seiten. Halten Sie bei Live-Übertragungen außerdem streng Ihre Deadlines ein. So verhindern Sie, dass später zu einem bestimmten Thema zugeschaltete Online-Teilnehmer möglicherweise abspringen.

3. Was ist möglich & woher weiß ich, was ich brauche?

Tipp 3: Kennen Sie das Ziel, kennen Sie die Antwort. Hybrid ist alles möglich und noch viel mehr. Was die Durchführung eines Hybrid Events unter anderem ausmacht, ist die umfangreiche technische Koordination vieler gleichzeitiger Aktivitäten. Ähnlich einer live TV-Sendung passiert nur 30% des Events sichtbar auf der Bühne. 70% der Umsetzung entspricht der gleichzeitigen Beachtung aller notwendigen Fachbereiche im Hintergrund: Ton, Kamera, Regie, etc..

Mit der heutigen Technik lässt sich fast alles realisieren. Von in mehreren Sprachen simultan übersetzten Live-Veranstaltungen bis hin zu virtuellen Studios ist der Fantasie kaum eine Grenze gesetzt. Über das Technische heraus kommen erfahrene Moderatoren und Keynote Speaker oder Online Incentives, wie Live Wine Tastings oder virtuelle Kochkurse zum Einsatz.

Budgettechnisch soll es selbstverständlich nur das sein, was Sie wirklich brauchen. Und das ist im Mindesten nur das, was Ihren Programmpunkten entspricht. Hierfür ist es sinnvoll sich technisch beraten zu lassen, was tatsächlich nötig ist, um Ihre Programmpunkte professionell und unterhaltsam zu realisieren. Ein Service-Dienstleister kann hier hilfreich sein. Dieser unterstützt Sie bei der Wahl der passenden Konferenzplattform und der im Zusammenhang benötigten Lizenzen. Kommunizieren Sie insbesondere Ihre Budgetgrenze. Der Anbieter wird Ihnen hier entgegenkommen und die gewünschten Ideen im gegebenen Budgetrahmen kreativ möglich machen.

4. Inhouse oder Location?

Tipp 4: Eine Frage von Zentralität, Komfort, Wirkung und Raumgegebenheiten. Das hängt ganz von der Teilnehmerzahl, dem Set-up und Ihren haus-internen Raumbedingungen ab. Sind Ihre internen Konferenzräume nicht groß genug, nicht genügend verdunkelbar und für Onsite-Teilnehmer schwer erreichbar, lohnt es sich eine Location zu buchen. Ebenso zu beachten ist die inhouse Geräuschkulisse durch andere Mitarbeiter. Externe Veranstaltungsräume können passend zu Ihrem Veranstaltungskonzept für ein professionelles Ambiente sorgen. Manche Locations bieten eine attraktive Kulisse, sodass Sie sich möglicherweise einen anderweitig benötigten Bühnenhintergrund sparen können. Mit der Buchung einer Location sind Catering & Verpflegung außerdem inklusive.

5. Wie promote ich mein Hybrid Event?

Tipp 5: Tue Neues und rede darüber. Um Ihre Teilnehmer über Ihr Hybrid Event zu informieren, können Sie eine Einladung gestalten und diese per Mail versenden. Für eine professionelle Außenkommunikation empfiehlt sich hier ein an Ihr Corporate Design angepasstes Layout. Dieses können Sie intern selbst designen oder die Gestaltung zur Umsetzung Ihrer Veranstaltung outsourcen.

In manchen Fällen großer Events, deren technischer Umfang eine Landingpage beinhaltet, wird auch diese bei Bedarf an Ihr CI ausgerichtet.
Auf welchen Social Media Kanälen ist Ihr Unternehmen vertreten? Eine Chance bei Ihren Stakeholdern oder Kunden zu glänzen – Posten Sie bspw. die Agenda oder laden Sie bei öffentlichen Veranstaltungen weitere Teilnehmer ein.

Fazit

Mit professionell durchgeführten Hybrid Events können Sie sich oder Ihr Unternehmen zeitgemäß präsentieren. Die frühzeitige Planung, eine eindeutige Zieldefinition, die Beachtung der Teilnehmerperspektive bei der Programmentwicklung und technischen Umsetzung sowie die Locationwahl sind elementare Gegenstände zur effizienten Durchführung Ihres Hybrid Events. Möchten Sie Ihrem Publikum eine Veranstaltung mit abwechslungsreichen Inhalten und interaktiven Elementen bis hin zu online Gruppenarbeiten bieten, ist es sinnvoll einen Servicedienstleister zu buchen. Dieser stattet Ihre hybride Veranstaltung mit genau dem aus, was Sie zum Ziel führt und was Ihr Budgetrahmen möglich macht.

Wir von two heads® bieten Ihnen als erfahrener Eventdienstleister die Möglichkeit eines unverbindlichen Beratungsgesprächs. Buchen Sie gerne einen Termin. Wir beraten und unterstützen Sie. Mit Hingabe gehen wir auf Ihre individuellen Wünsche ein und führen Ihr Hybrid Event zum Erfolg.